整形外科学的考察を行うブログ

Daily Orthopedics ~整形外科チャンネル~

整形外科専門医が執筆.日々の診療に役立つ知識をまとめています.

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仕事が早くなるメールの考え方,技術のまとめ

 今回は仕事を効率化するためのメール技術について順をおってご紹介します.

1.仕事が早い人のメール発想について
 ①自分のルールを決める.
  -ビジネスにおいて,仕事を進めるこつは主導権を握ること.
メールをチェックするタイミング,返信するタイミングに自分のルールを設けて,仕事に合わせることが必要です.

 ②無駄なことを排除する
  -当たり前のことですが メールの処理時間=メールを読む時間×通数+メールを書く時間×通数 
となります.
そのためメールの処理時間を削減することで,仕事に使える時間を増やすことができます.

 ③優先順位をつけない
  -案件の大小や,相手が誰であるかを一端忘れて,仕事全体をフラットに考えることが必要です.
意外に感じるかもしれませんが,できるビジネスマンはメールをみて,案件を分類して,順番を決めて着手するということをあまりしません.
それよりはメールを確認した順番に,仕事をこなしていくというスタイルが心理的負担が少なく効果的とされています.

 ④相手の思考を先回りして考える.
  -相手とのやり取りをスムーズにすることで行うやりとりの回数を減らすことができます.
その結果,仕事の効率化に有効というわけです.

2.目的を意識しながら書く
 意識するポイントは「目的」,「ビジュアル」,「返信しやすさ」,「言葉」,「処理時間の削減」の5つがあります.詳細に解説していきます.

 ①目的を伝える
  -Who,What,Why,When,Where,Whom,How to,How many,How muchなど一般的な疑問視を念頭に文章を作成しましょう.

 ②メールを送る前にシナリオを作る 
 ③先回りしてメールを書く
 ④一番効果的なタイミングでメールを送る
  -お礼のメールで考えるとわかりやすいです.
面談などの終了直後〜翌日までが許容範囲で,3−4日経ってからでは,効果が低いと考えられます.

 ⑤一度口にした約束を軽く扱わない
  −信頼関係を構築するのは困難で破綻させるのは一瞬です.口にした約束は必ず守るようにしましょう.
 ⑥間違いを恐れないで送信する.
  −完璧なメールを送信しようと,推敲を重ねて,いつまでも送信できない方がいます.間違い,誤解を恐れずにどんどん進みましょう.
ブログも同じで,考えていてもいつまでも記事は書けませんよね.

3.ビジュアルを工夫して読ませる
 まず読みづらいメールの具体例から
  −1.1行の文字数が多い
  −2.空白の行がない
  −3.改行がない
  −4.文章が5行以上続く
  −5.箇条書きにすべき事柄が文章で書かれている
 なのでビジュアルを工夫して読ませるメールにする内容についてです.

 ①ブロック化,1行空きで本文を美しく整える
 ②箇条書きで相手の理解度をアップさせる
 ③7つの要素を意識してメールを書く
  −宛名,挨拶,名乗り,要旨,詳細,結び,署名の7要素です.
 このうち,要旨,詳細意外は定型文,自分の引き出しをアレンジすることで対応できます.
  −1.宛名 「名字+様」,
       複数の場合は「役職の高い順」
       社内の人,社外の人の混じっている場合は社外の人を先に書く
       迷うなら「関係者各位」でくくる.
  −2.挨拶 社外の人 「いつもお世話になっております」が基本
            関係性によって「おはようございます」,「お疲れ様です」など
  −3.結び 定番は「よろしくお願い致します」,「ご検討お願いします」,「ご確認お願いします」などある程度のバリエーションがあっていいと思います.

 ④なぜ,メールをしたかという理由を先に書く
  −目的を意識したメールとするための基本です.

 ⑤文章をできるだけコンパクトにする

4.確実に返信を受け取る
 まず返信するのが大変なメールの例を紹介します.
 −1.文字がぎっしり詰まっていて読みづらい.
 −2.結論がわかりづらい
 −3.何を希望しているのか,してほしいのかわかりづらい.
 −4.一方的に「会いたい」と言っている
 などが挙げられます.

 では返信を受け取る対策についてです.
 ①面識がない人へのメールは丁寧に書く
 ②件名に要件を伝えるキーワードを入れる
 −単なる「お礼」という内容よりも「○月○日〜〜の件のお礼」などのほうが,より開封されやすくなります.

 ③催促メールを送る
 −催促メールが相手に返信を強要するような内容では逆に返信されない可能性があります.
 「連絡は届いていましたでしょうか」や「念の為再送しました」などこちらに不備があった可能性を考えて再送しているかつ,返信を促しているという内容がよいでしょう.

 ④選択肢を示して,返信を誘導する
 −選択する回答方法は相手の心理的負担を軽減して,結果返信率の上昇に繋がります.


5.言葉遣いの注意点
 ①ネガティブフレーズをポジティブフレーズに変換する
 ②無駄な前置きはカットする
 ③過剰な敬語は使わない.
 −「させていただきます」→「いたします」へ変更

6.メールの処理時間の削減方法
  アプローチは「返信までのレスポンスの速さ」,「通数の削減」,「書く時間,読む時間の短縮」です.
 ①すべてのメールに即レスする
  −できる社会人のmustスキルです.
 ②対応できないときはメールを確認しない.
  −集中力を持続させるために,作業中は一旦メールの確認をしないことです.
    時間に余裕ができたときにメールを確認して,一気に作業を完了してしまいましょう.
 ③部分引用を使って早く返信する
 ④CCは必要最小限にする
  −CCは直接の担当者ではない人が情報を共有するものです.
    CCに自分のアドレスが入っていると,不要なメールがかさみ通数が増えてしまいます.
 ⑤電話などメール以外の連絡手段を使う
 ⑥単語登録でスピーディーに入力する
 ⑨テンプレートを活用する
 ⑩キーワードを拾って速読する


いかがでしたか.連絡手段としてメールは必須となっていますが,その対応によって,個人のスキルまで問われてしまいます.
即時対応,丁寧な返事を心がけることで充実した仕事をしていましょう.